Nuovo listino Ore/ Km

Premessa: nel nostro esempio creeremo un listino per viaggi in giornata (giornaliero) e uno per viaggi di più giorni (plurigiornaliero). Questo consento di avere l’automatismo della applicazione in fase di creazione di un preventivo o di una prenotazione.
Ovviamente l’utente è libero di creare tutti i listini che desidera, ma poi dovrà assegnare manualmente il tipo listino.

Per applicarlo:  Archivi – Tabelle Prenotazione – Parametri
Indicare quale Listino da applicare, quello Ore Km

• pulizia bus
• costo secondo autista
• trasferta 
• % Ricarico

Nuova fattura elettronica
E’ stata introdotta la fattura elettronica per soggetti privati e di conseguenza
1) il Codice Univoco Ufficio (IPA) rimane a 6 caratteri per soggetti pubblici
2) il Codice Univoco Ufficio (IPA) è a 7 caratteri per soggetti privati
3) per soggetti privati nella scheda cliente, tolti i controlli che imponevano il flag Cod. CUP/CIG obbligatorio e che ricordavano di attivare il flag Soggetto pubblico
4) per soggetti privati, in prenotazione, tolti i controlli relativi alle fatture elettroniche dei soggetti pubblici quali per esempio il n. ordine
Come si evince, nulla è cambiato in BUSSTOP dal punto di vista della gestione del programma, se non nel modulo della fattura xml e nella lunghezza del codice univoco ufficio.

ATTENZIONE: per le aziende partecipate , le quali saranno soggette allo split payment è necessario attivare il flag “Soggetto pubblico” nella scheda cliente.

Semplificato il calcolo chiave di attivazione software

In caso di nuova Installazione, se tutto è andato a buon fine, si aprirà la maschera iniziale di BUSSTOP con la richiesta di Azienda, Utente e password.

In caso di rinnovo licenza, comparirà il messaggio “Procedura attivata”

In caso di errore, comparirà il messaggio “Chiave errata”

Stampa Fogli di Viaggio per autisti con Geodriver

Attraverso la disattivazione di questo flag è possibile non stampare i fogli di viaggio per gli autisti dotati di Geodriver. Di default il flag è attivo per continuare a stampare i fogli di viaggio per tutti gli autisti.

In importazione preventivi

se sul tabellone ci sono bus targati, quando si importa un preventivo viene inserito anche l’autista nel caso questo sia associato nella scheda bus.

In Servizi giornalieri

nel menù a popup con tasto destro del mouse, aggiunti copia per bus e copia per data

In Ricerca Prenotazioni sul tabellone

Visualizzando per dettaglio, aggiunta colonna targa (bus) e colonna totale spese RF (righe fattura). 

Innanzi tutto premere destro del mouse e cliccare Ripristina colonne griglia, per far si che le nuove colonne compaiano all’operatore. Eventuali impostazioni precedenti quali, posizione delle colonne e/o colonne nascoste, saranno perdute e si tornerà alla visualizzazione standard

Flaggare Visualizza dettagli (rettangolo rosso)

Verranno visualizzate le 2 nuove colonne (nell’immagine sono state messe uno accanto all’altra)

In copia per giorno e copia per bus

nella funzione copia per bus e copia per giorno, aggiunto il flag  Copia spese (terza pagina righe fattura in varia)

Non generare spostato riposo
Per coloro che non intendono gestire questo accessorio nel conteggi delle competenze autisti, in Archivi Tabelle prenotazione – Parametri – pagina 6, attivare il flag Non generare spostato riposo

Preventivi in lingua

Per procedere, si deve innanzi tutto creare la tabella Descrizione spese  sia in Italiano, sia senza lingua che si trova in Archivi – Tabelle prenotazione – Descrizione spese.  In questo modo funzioneranno sia per i clienti a cui è stata applicata la lingua italiana, sia quelli che non l’hanno affatto (la maggior parte)

per avere un preventivo in lingua, completo della dicitura spese, in
1) Archivi – Tabelle prenotazione – Descrizione spese, indicare il codice lingua e tradurre ogni singolo campo descrittivo.

2) In archivi – Contabilità – Clienti – pagina Vendite, indicare la lingua con cui far uscire i preventivi del cliente.

Prima dell’installazione di questa release, il codice lingua non esisteva e quindi ora risulterà vuoto.

Per sistemare è sufficiente premere F3 (varia) ed inserire la lingua italiana, diversamente i preventivi usciranno senza le diciture delle spese.

Fare una copia dei file fr3 rinominandoli per esempio SingoloEN.fr3 (inglese) singoloDE.fr3 (tedesco) ecc. e tradurre la parte fissa dei preventivi.

Assegnare ai clienti la lingua con la quale stampare i preventivi (pagina vendite); le diciture spese, verranno stampate nella lingua del cliente.

Deposito cauzionale su fatture contratti

sempre più spesso i comuni chiedono un deposito cauzionale sull’importo delle fatture a contratto, che poi dovrà essere ri fatturato a fine esercizio.

Per ottenere fatture con detrazione del deposito cauzionale, configurare come segue:

Archivi – Tabelle prenotazione – Listini – Contratti indicare

a) Descrizione cauzione

b) % cauzione 

vedi rettangolo rosso

Il risultato in fattura è il seguente:

Si rammenta che non essendo BUSSTOP un programma di contabilità, la somma dei depositi cauzionali non potrà essere fatturata in automatico.

Sarà necessario pertanto emettere una fattura immediata o una fattura contratto a rate con rata unica.

Per coloro che ancora applicano prezzi lordi agli enti pubblici.

Come ricordate, dal 1° novembre 2016 l’SDI respinge le fatture in cui il calcolo iva, “arrotonda” l’importo, per farlo ritornare identico a quello pattuito.

L’esempio classico è quello dei € 500,00 iva inclusa, che se scorporati e ricalcolati, portano ad un totale fattura di € 500,01

Con questa release è possibile ricalcolare il prezzo immediatamente, ottenendo il giusto importo, pur digitando l’importo errato.

In archivi – tabelle prenotazione – Parametri – pagina 7 attivare il flag Ricalcolo importo con scorporo (rettangolo rosso)

Quando in un preventivo o in un servizio intestato ad ente pubblico in cui prezzo deve essere lordo, inserirete per esempio € 500,00, immediatamente il programma ricalcola l’importo e lo corregge a € 500,01 (rettangolo rosso)

Per coloro che lavorano con i prezzi iva inclusa, si pone il problema dei decimali nel clcolo di scorporo e calcolo iva.
Esempio: Importo servizio 500,00 iva inclusa

Calcolo attuale in fattura

€ 500,00 / 1.10 = 454,55
454,55 * 10% =     45,46
Busstop interviene sull’imponibile e lo porta a € 454,54 per far tornare i 500,00 € trattati.

Con il 1° novembre, sulle fatture elettroniche questo aggiustamento non sarà più possibile perché l’SDI respingerà i documenti i cui calcoli non corrispondono al reale.

Ne consegue che siamo dovuti intervenire in questa release per eliminare solo per le fatture elettroniche, l’aggiustamento di cui sopra.

Nuovo calcolo in fattura

€ 500,00 / 1.10 = 454,55
454,55 * 10% =     45,46
Totale                   500,01

In Gestione servizi, inserito il nuovo programma Rimborso spese autisti utile per chiudere i conteggi dare/avere per acconti/spese sostenute,  utilizzandolo come segue

Scegliere il periodo per il quale fare i conteggi (rettangolo rosso)
Scegliere l’autista (codice o nome e cognome – rettangolo blu)
Indicare il tipo di visualizzazione (rettangolo verde)
Premere il tasto Ricerca (freccia viola)

Si aprirà questa griglia con i dati filtrati (vedi sopra)

Per ogni spesa sostenuta nel/nei servizi, comparirà una riga con l’Importo e il campo Rimborsata 
Se si vuole chiudere la spesa individualmente, attivare su ogni singola riga il flag Rimborsata
Se si vuole chiudere contemporaneamente tutte le voci di spesa del servizio, destro del mouse sulla riga indicante il n. servizio acconto e totale spese (evidenziata in giallo) e premere il tasto Rimborsa tutto il servizio.
Ovviamente i servizi le cui voci di spesa risultano Rimborsate, non compariranno più qualora il filtro preveda come tipo visualizzazione “Da rimborsare“, consentendo all’operatore di individuare facilmente i sevizi, n cui il dare/avere deve essere ancora calcolato.

Con il destro del mouse sul servizio è possibile inviare al cliente, una richiesta di feedback.
In Utility – Opzioni -Messaggi Email si scrive il messaggio che si vuole inserire nella mail. (rettangolo rosso)

1. Possibilità di inserimento spese nel nuovo preventivo, denominato “singolo spese.fr3”

Questo nuovo modulo preventivo è consigliato per viaggi singoli o viaggi dove le caratteristiche sono simili.

Come si vede nell’immagine è stato aggiunto un bottone spese (rettangolo rosso) premuto il quale

Si apre una maschera in cui è possibile aggiungere:

• note percorso 
• note appuntamento
• elenco spese con importo (rettangolo verde)
• indicare se devono essere stampate sul preventivo (freccia rossa)
• indicare se esenti (flag attivo – art.15) o forfettario (flag non attivo – seguono aliquota servizio)

Le spese elencate, ma senza flag “Da stampare” servono all’operatore quale promemoria per ricordare come è stato costruito il prezzo.
Chi utilizza questo preventivo, deve ricordarsi, se presente, di non utilizzare il vecchio campo ZTL, ma inserirlo nell’elenco spese.

Nella stampa si notino

• le colonne indicative dei campi sono state cambiate rispetto al normale preventivo singolo (rettangolo viola)
• le spese soggette ad iva non hanno alcuna indicazione (iva già sommata – rettangolo verde)
• le spese esenti art.15 (rettangolo rosso) portano la dicitura esente
• Inserito il totale del preventivo che somma tutti i componenti

Quando si importa il preventivo, 

• le note appuntamento (rettangolo rosso) e le note percorso (rettangolo verde), finiranno negli appositi campi delle pagina Note e Spese 
• Le spese verranno riportate in Righe fattura (rettangolo blu) 

Nei preventivi risulta impossibile stabilire se le spese che andremo a sostenere, saranno a carico azienda oppure anticipate dall’autista per conto dell’azienda. Per questo motivo, come detto sopra, verranno inserite in righe fattura.

Qualora sia necessario spostarle però nell’area del dettaglio servizio, ovvero anticipate dall’autista, si deve accedere al servizio da integrazione, premere F3 per variare e poi destro del mouse sulla griglia spese; comparirà il bottone “Sposta da righe fattura” (rettangolo blu)

premendolo, si aprirà una gestione spese, dove sarà possibile selezionare quelle da spostare. (rettangolo rosso)

2. Quando per contratto, non si possono eseguire servizi con bus di terzi, in prenotazione si può attivare il flag “No terzi” (rettangolo rosso) che impedirà di assegnare il viaggio ad un collega.

L’operatore verrà avvisato dell’impossibilità, con questo messaggio

3) per coloro che gestiscono 2 o più aziende con BUSSTOP, si presenta il problema della banca cup/cig per ogni azienda. Infatti, mentre per la banca relativa alle fatture cartacee, si può intervenire in fase di fatturazione, scegliendola al momento della stampa, per quella CUPCIG manca questa opportunità.
Abbiamo pertanto modificato la scheda cliente (Archivi – Contabilità – Clienti pag. Pagamenti) aggiungendo un bottone Banche azienda (rettangolo rosso)

In questa gestione si possono aggiungere le banche sia CUP/CIG sia quella tradizionale, delle aziende gestite (freccia rossa), non inserendo quella dell’azienda principale se riportate nella pagina Pagamenti (vedi sopra rettangolo verde)

Il risultato che si ottiene è il cambio banca in fattura. Nel nostro esempio da Banca di Rimini a Banca delle Marche (rettangolo rosso)

4) Ora è possibile inviare una mail di rifiuto ai preventivi subway ricevuti.  Per farlo, attivare in Archivi – Tabelle prenotazione – tabella parametri – pagina 7 il flag Invio mail di rifiuto preventivo subway

Entrare in Subway e premere il bottone Parametri (rettangolo rosso)

Indicare l’oggetto della mail (rettangolo verde)

Costruire il test (fisso) della mail (rettangolo blu)

I campi della mail (rettangolo blu) per prendere i dati del preventivo, vengono richiamati tramite bottone Campi (rettangolo rosso).
Premere OK per memorizzare.

Quando si rifiuta un preventivo con il destro del mouse, il programma provvederà all’invio di una mail al richiedente.

Ed ecco il risultato

5) per gli utilizzatori di Geodriver: con questa versione è possibile inviare al Geodriver solo le spese che si ritiene opportuno. 

In Archivi – Tabelle prenotazione – Voci spese è stato aggiunto il flag Non inviare a GeoDriver.

L’autista non troverà nell’applicazione, la voce di spesa tra quelle disponibili.

1) Aggiunta seconda ragione sociale cliente all’hint dei servizi

2) Aggiunto il tipo documento e la selezione dell’azienda alla stampa mastrino. In questo modo, si ottiene anche la stampa del fatturato.

3) se il percorso estero non prevede la descrizione obbligatoria (iva estero: slovenia) cancellata la dicitura Itinerario dal modulo fattura.

4) realizzata una routine per mandare tutte insieme i dati dell’autista ai clienti

5) inserito campo mnemonico nella ricerca dei servizi, in integrazione e nei preventivi

6) Per i consorzi, spostato il conto ricavo soci dalla tabella parametri alla tabella aziende. (ogni azienda ha il suo conto ricavo soci)

7) implementato il menù servizi giornalieri, con la funzione “Invio dati autista al cliente”

8) aggiunto campo codice IMEI smartphone alla scheda bus. Alcune aziende potrebbero voler installare un telefono come device fisso, al fine dell’uso del Geodriver, anziché dotare ogni autista di telefono.

Per motivi tecnici, abbiamo modificato la procedura “Invio dati autista al cliente” 

Con questa versione infatti, l’invio avverrà attraverso un allegato pdf ad un messaggio email.

Per completare questa spedizione è stato aggiunto un messaggio in Utility – opzioni – Messaggi email