A partire dal mese di luglio 2019, i controlli del SDI sulle fatture elettroniche, si faranno più stringenti e scatteranno, in caso di violazione dei termini, le multe previste.

Rammentiamo che i servizi devono essere fatturati entro 10 giorni dal termine degli stessi ma che l’agenzia delle entrate concede una scappatoia, emettendo un documento simil DDT/Fattura immediata.

A tal proposito, abbiamo già provveduto da tempo a rilasciare un foglio di viaggio contenente:

a) tutti i dati anagrafici dell’azienda

b) tutti i dati anagrafici del cliente, inclusi l’identificativo fiscale e/o la PEC

c) il numero (del tipo fiscale) del foglio di viaggio.

Troverete 3 moduli di fogli di viaggio adattati, sul sito BUSSTOP nell’area download. datati 28/12/2018.

Ci è stato suggerito che tutto questo potrebbe non essere sufficiente e che per completare il quadro, si deve riportare il numero foglio di viaggio nel file xml,

Per procedere

1. In Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – Pagina 1 , attivare il flag “Stampa rif. foglio di viaggio in fattura“
2. Se si vuole riportare la numerazione di tipo fiscale (numeri sequenziali che non devono avere salti di numerazione), attivare sempre a Pagina 1, il flag “Numerazione fogli di viaggio”

3. Se si vuole riportare la numerazione tradizionale, ovvero il numero di servizio, basta il flag “Stampa rif. foglio di viaggio in fattura”

La dicitura FDV (Foglio Di Viaggio) è obbligata dalla lunghezza del campo. (10 caratteri)

NOTE

il foglio di viaggio contenente i dati di cui sopra è quello standard. Coloro che hanno il foglio di viaggio personalizzato, devono intervenire manualmente per sistemarlo.

La numerazione dei fogli di viaggio, se attivata è di tipo fiscale ovvero una numerazione sequenziale stile fatture, che se attivata entra in funzione con la stampa in esecuzione dei fogli di viaggio stessi. Il numero e l’anno attualmente stampati, si riferiscono al servizio e per ovvie ragioni non possono assolutamente essere sequenziali. Ricordiamo che se si cancella un servizio, quel numero di servizio viene perduto, lasciando inevitabilmente dei buchi nella numerazione.

Viaggi effettuati da terzi

Per i viaggi effettuati da colleghi terzi, si emette un documento chiamato foglio di viaggio terzi. Questo documento è privo di numerazione fiscale, ma contiene anno e numero di servizio. Ne consegue che se attivato in Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – Pagina 1 , il flag “Stampa rif. foglio di viaggio in fattura“, nel file xml verranno riportati solo questi dati.

L’inserimento o meno nel file xml del numero foglio di viaggio o in alternativa del numero servizio , va chiesto al proprio commercialista/consulente fiscale.

Rammentiamo la risposta dell’agenzia entrate, in merito a questo quesito:

Nell’ambito della fattura elettronica è possibile l’uso della fattura differita?

Risposta L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica non ha modificato le disposizioni di cui all’articolo 21, comma 4, del d.P.R. n. 633/72 e quindi è possibile l’emissione di una fattura elettronica “differita”. Secondo la norma si può emettere una fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione di cessione di beni o prestazioni di servizi. A titolo d’esempio, quindi, per operazioni di cessione di beni effettuate il 20 gennaio 2019, l’operatore IVA residente o stabilito potrà emettere una fattura elettronica “differita” il 10 febbraio 2019 avendo cura di:  emettere al momento della cessione (20 gennaio), un DDT o altro documento equipollente (con le caratteristiche stabilite dal d.P.R. n. 472/96) che accompagni la merce;

 datare la fattura elettronica con la data del 10 febbraio 2019, indicandovi i riferimenti del documento o dei documenti di trasporto (numero e data);

 far concorrere l’IVA alla liquidazione del mese di gennaio.

Ai sensi dell’art. 21, comma 4, lett. a), del D.P.R. 633/72, è possibile ricorrere alla c.d. fattura differita anche per “le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione”. Si chiede se i documenti quali la c.d. “fattura proforma” (o “avviso di parcella”), riportanti la descrizione delle prestazioni fornite, sono idonei a supportare il differimento dell’emissione della fattura al giorno 15 del mese successivo a quello dell’incasso del corrispettivo.

Risposta
Come previsto dall’articolo 21, comma 4, lett. a), del D.P.R. 633/72, è possibile emettere fatture differite per le prestazioni di servizi: un documento come la c.d. “fattura proforma”, contenente la descrizione dell’operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti contraenti, può certamente essere idoneo a supportare il differimento dell’emissione della fattura elettronica.

Indicare in fattura il numero pax o il numero posti bus

In archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – Pagina 8, attivare il flag “Pax in fattura” tenendo presente che:

No: non riporta alcun dato in fattura
Pax: riporta il numero pax indicato in prenotazione
Posti: riporta il n. posti bus

vedi immagine sotto

Inserimento km servizio in fattura

In Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – pagina 2, attivare il flag “Stampa km in fattura” per inserire i km dei servizi noleggio,

mentre in
Archivi – Tabelle prenotazione – Listini – Contratti – pagina Anagrafica, attivare il flag “Km in fattura” per inserire i km dei servizi a contratto (quelli inseriti premendo il bottone Dettaglio)

Rammentiamo che se non si utilizza l’integrazione servizi, i km inseriti saranno quelli della prenotazione. Viceversa, quelli dell’integrazione servizi hanno prevalenza su quelli della prenotazione.

Stampa dei servizi non assegnati

Al fine di un maggior controllo del lavoro del movimentista, abbiamo introdotto alla fine della stampa dei fogli di viaggio, una stampa dei servizi non assegnati. In questo modo non si corre il rischio di lasciare un servizio incompleto con la conseguenza di non effettuarlo.

La stampa si apre automaticamente se:
1) da menù Prenotazioni – Fogli di viaggio, si stampano tutti i fogli di viaggio di un giorno
2) non vengono applicati filtri per Cliente o per autista
3) il filtro per gruppo non impedisce la stampa

La stampa non si apre se
1) si clicca con il destro su un servizio per stampare il relativo foglio di viaggio
2) pur stampando da menù Prenotazioni – Fogli di viaggio, vengono applicati filtri per cliente o per autista

Questo un esempio:

Generazione automatica servizi da contratto
utilizzato un processo separato dal programma, che consente all’operatore di poter continuare a lavorare su altre attività.

come si vede nell’immagine (rettangolo rosso) un ingranaggio animato indica che BUSSTOP sta generando i servizi a contratto mentre le notifiche di windows, avvisano l’utente cosa sta facendo il programma.

Per ottenere il risultato come da immagini sotto, controllare che le notifiche delle app di windows siano attivate.

In stampa controllo fatture:
avviso di mancanza del flag Cliente pubblico / Cliente non pubblico

Stampa attestazioni art. 561 CE
Adesso è possibile cliccare il destro su occupazione (esempio riposo) e stampare direttamente l’attestazione.

Gestione servizi
nascosto il menù “Registro orario di lavoro” non è più usato da anni

Gestione servizi – Visualizza servizi
ora è stata data la possibilità di cambiare segnale sospeso con un qualsiasi segnale

Turni
possibilità di disassegnare un turno in un colpo solo (destro sul nome turno sul tabellone – Rimuovi autista – Rimuovo Bus)

Calcolo chiavi di attivazione

Il calcolo delle chiavi di attivazione BUSSTOP è stato completamente automatizzato. Questo significa che ogni volta che si apre BUSSTOP, senza che l’utente debba intervenire manualmente, il programma ricalcola le chiavi.

I vantaggi sono evidenti perché all’atto del pagamento del canone, o in caso di acquisto di ulteriori bus virtuali, sarà il programma stesso a calcolare le chiavi.

ATTENZIONE: solo la prima volta, verrà richiesto l’inserimento del PIN di BUSSTOP (quello utilizzato per scaricare i programmi) che troverete in Archivi – Amministrazione – Azienda – pagina Anagrafica – nel campo Codice Busstop

1. Inserire il PIN nel campo indicato da rettangolo rosso
2. premere Calcolo chiave (rettangolo verde) ed attendere che ritorni la chiave (rettangolo blu)
3. Premere OK (rettangolo arancione)
4. Ritornerà il codice chiave (rettangolo blu)
5. se tutto è andato correttamente, comparirà il messaggio Procedura attivata

Sistemati alcuni bug su mappe openroute in prenotazioni e preventivi e in crea Fornitore da cliente

Rifare una nota di accredito[modifica]

Se si sbaglia ad emettere una nota di accredito, per poterla riemettere seguire i seguenti passaggi:

1) Eliminare la nota di accredito da fatture immediate
2) eliminare la eventuale nuova fattura scaturita da cambio cliente da fatture immediate
3) da integrazione eliminare tutti i servizi con importo negativo, legati alla fattura da cui deriva la nota di accredito
4) riemettere nuova nota di accredito con i metodi sopra descritti

ATTENZIONE

Coloro che devono ancora stampare fatture cartacee datate anno 2018, NON DEVONO INSTALLARE QUESTA VERSIONE

Warning su mancanza del flag “Cliente pubblico”  o “Cliente non pubblico”

Per motivi di controllo fatturazione elettronica, visto che qualche volta viene dimenticato il flag di “Cliente pubblico”  o “Cliente non pubblico”, con conseguente impossibilità di fatturare (Non ci sono servizi da fatturare) abbiamo provveduto ad apportare la seguente modifica:

Se in Archivi – Amministrazione –  Azienda la nazione inserita è ITA (Italia) nella scheda cliente verrà mostrato il warning per il mancato inserimento del flag “Cliente pubblico” o “Cliente non pubblico” .

Questa funzione scatta in fase di caricamento e in caso di mancata indicazione, al salvataggio del cliente con F10 ritornerà il seguente messaggio:

Per i clienti già inseriti, consigliamo di lanciare il programma Attivazione Clienti non assegnati da Gestione servizi – Fattura elettronica.

Rigenerazione completa di un file xml delle fatture elettroniche verso le PA

Tutti i motivi di scarto delle fatture elettroniche verso le PA, possono essere il motivo per utilizzare questa funzione.

Ora è possibile cambiare in Fatture immediate, lo stato della tendina  “Emessa fattura elettronica”. Questa funzione consente di rigenerare il file xml di una fattura elettronica errata.

Data la delicatezza dell’operazione e le implicazioni che questa può portare, sopratutto a coloro che hanno una contabilità collegata al BUSSTOP, la scrivente non si assume alcuna responsabilità per un uso improprio di questa funzione.

Per abilitarla, in Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – pagina 8, attivare il flag Rigenera fatture elettronic.

Esempio di come si procede:

Solo per coloro che scaricano le fatture in una contabilità collegata, è necessario questo passaggio, se già contabilizzate:

in Utility – Togli segnale contabilizzato, dopo aver selezionato le date di fatturazione (rettangolo rosso) o uno degli altri campi filtro e aver premuto il bottone ricerca, (rettangolo verde)

 togliere la spunta di  Contabilizzato alla fattura che si vuole rigenerare (rettangolo verde)

ATTENZIONE

questo programma viene utilizzato anche per poter rispedire una fattura di cortesia in formato PDF, già inviata al cliente.

Togliere la spunta da “Spedito file PDF” (rettangolo blu)

NON considerare il flag “Inviato file xml” in quanto personalizzazione 

Per tutti

1. Premere F3 sulla fattura immediata per la quale si vuole rigenerare il file xml
2. andare alla pagina Dati generali e attivare a NO la tendina “Emessa fattura elettronica” (immagine sotto – rettangolo rosso)
3. Modificare i dati che risultano errati
4. Dopo aver premuto F10 per salvare la modifica, premere stampa; si aprirà la maschera di generazione dei file xml Si tenga presente che il file xml prodotto, avrà lo stesso numero di spedizione di quello originale e di conseguenza verrà sovrascritto

Modificato filtro F11

I campi codice della maschera richiamata da F11, ora sono  allineati automaticamente. Esempio: il codice cliente scritto 3500, sarà automaticamente allineato al numero caratteri impostato in tabella parametri. Se è stato fissato a 7, spostandosi con il tab il codice diventerà 0003500

Nuova funzione in fatture immediate

In fatture immediate con il dx su campo riga adesso c’è una quarta scelta per scorporare importi lordi.  Questa funzione risulta molto comoda a coloro che hanno comunicato un importo lordo e vogliono ottenere invece il netto. Rammentiamo che le fatture elettroniche sono solo netto + iva

Solo cooperative/Consorzi

Possibilità di dividere l’ordine di servizio, utilizzando come salto pagina la zona del socio

Dopo aver caricato le zone di appartenenza dei soci in Archivi – Contabilità – Zone,

caricarle nella scheda fornitori poi
1) flag nella form di stampa Ordine di servizio che se attivo fa salto pagina per zona (rettangolo rosso) Si ricorda che una volta attivato, il flag rimane memorizzato.

2) combo box con elenco zone per selezionare una sola zona per stamparne l’ Ordine di servizio (rettangolo verde)

Nell’oggetto del preventivo, indicata anche la data del primo servizio

Il formato dell’oggetto sarà –

Per ottenere questo risultato, andare in Utility – Opzioni – Messaggi Email ed accedere alla pagina Messaggio preventivo (rettangolo verde)

Modificare la formula come riportato nel rettangolo Rosso

Si rammenta che trattasi della sola data del primo viaggio, per cui in un preventivo multiplo, non verranno visualizzate le altre date.

Adesso è possibile visualizzare le fatture di Busstop nel formato ministeriale

in fattura immediata

Alla pagina Dati generali aggiunto bottone che visualizza il formato ministeriale

Fatture noleggi (presente dall’introduzione della fattura elettronica anno 2014)

In Gestione servizi – Fatture elettroniche – Spedizioni fatture elettroniche

espandere (freccia rossa) il record per il quale vogliamo stampare la fattura in formato ministeriale e poi premere il bottoncino di destra (freccia blu)

Nuova scadenza autista

Inserita tra le scadenze autista il modello Inps A1, documento richiesto per viaggi estero, ormai in ogni stato.

Il modello viene rilasciato con validità di 24 mesi per gli autisti con contratto a tempo indeterminato, mentre sino al termine del contratto (con validità massima di 24 mesi) per i contratti a tempo determinato.

Come tutte le altre scadenze, si gestisce da Stampe – Scadenze

Abilitata la selezione x bus nella statistica cliente.

In Stampe – Statistiche – Cliente, alla pagina Selezioni Bus, aggiunto filtro dal bus – al bus

Dichiarazione Croazia

Per configurare la dichiarazione, accedere ad Archivi – Amministrazione Azienda e 

1. alla pagina  Altri dati compilare il campo Titolare attestazione attività

    2. alla pagina Codici iva esteri aggiungere la partita iva ottenuta in Croazia

Dal menù a popup sul servizio (destro del mouse) eliminata la dichiarazione in Germania che ora si fa solo via web e sostituita con la Dichiarazione Croazia  attualmente cartacea

comparirà la maschera di stampa nella quale è possibile modificare Data inizio – Data fine – Percorso

premendo stampa, questo è il risultato

Calcolo dei soli orari e non delle trasferte

In archivi – Tabelle prenotazione – Parametri 

attivando il flag Solo calcolo orari in trasferte, il programma di trasferte a CCNL calcolerà solo gli orari (lavoro, notturno, guida ecc.)  ma non le trasferte.

possibilità di riconoscere un servizio che necessità di doppio autista a cui non è stato assegnato il secondo autista, attraverso un nuovo colore.

Premere il bottone delle Opzioni tabellone (rettangolo blu) e scegliere il colore (rettangolo rosso)

Il risultato a tabellone sarà il seguente (freccia blu)

Possibilità di nascondere i tipi documento non elettronici da fatture immediate

In archivi – Contabilità – Tipo documento, flaggare da non visualizzare

In fatture immediate, non verranno più visualizzati questi tipi di documento, rendendo più semplice la scelta tra quelli solo elettronici

Al salvataggio di una fattura immediata è stata ripristinata la maschera di anteprima, da cui stampare le fatture con layout BUSSTOP. Il bottone stampa naturalmente, consente esclusivamente la generazione dei file xml

Dalla ricerca prenotazione è ora possibile stampare un foglio di viaggio premendo il destro sul servizio.

5) Inserita riga descrittiva delle fatture immediate nel file xml, a condizione di avere l’aliquota iva  in Archivi – Tabelle prenotazione -Parametri – pagina 2 – campo Iva vendite

In archivi – Contabilità – Descrizioni fatture e note preventivi è stato aggiunto il campo Titolo che consente una ricerca più veloce e mirata delle note da inserire nei preventivi (bottone leggi note rettangolo rosso poi bottone Leggi) e nelle fatture immediate (in descrizioni – bottone Leggi)

Aggiunta ragione sociale ai prezzi vecchi (destro del mouse nel campo importo di preventivi e prenotazioni – rettangolo rosso)

1. Adesso è possibile cambiare tipo pagamento nei preventivi per qualsiasi cliente. Si rammenta però che il pagamento variato, non può essere ereditato in prenotazione, in quanto dato presente nella scheda cliente e non nel servizio.