Come far sentire importante il cliente ?  Seguendolo e coccolandolo.

Oggi con BUSSTOP potete inviare la richiesta di conferma preventivo e la richiesta di feedback al cliente, in modo del tutto automatico

Impostazioni in BUSSTOP

Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – pag. 7

GG invio conferma preventivo:
indica quanti giorni dopo la data di creazione del preventivo, deve essere inviata la Richiesta di conferma preventivo
GG invio feedback: 
indica quanti giorni dopo la data di fine servizio, deve essere inviata la lettera di Feedback
GG val. prev. no data
indica per quanti giorni devono essere visibili i preventivi senza data e non inviati, nella gestione Visualizza Preventivi/Feedback non inviati

Impostazioni del Servizio

Scaricare da www.busstop.it il programma “Servizio Spedizione Busstop” 

Dopo aver installato,  necessita configurare ODBC driver 13 for Sql Server a 32 bit denominato BUSSTOP40 . (verificarne la presenza e in tal caso saltare questo passaggio)

Dovi si crea ?
Per Sistemi operativi a 32 bit:
dal pannello di controllo – strumenti di amministrazione – Origine dati ODBC

Per Sistemi operativi a 64
Windows 10/11 64 bit
dal pannello di controllo – strumenti di amministrazione – Origine dati ODBC 32 bit

Premere il bottone AGGIUNGI
selezionare il driver per l’origine dati – ODBC driver 13 for Sql Server – Premere fine

Nome: BUSSTOP40
Descrizione: lasciare vuoto
Server: nome del server – SI TROVA IN START – PANNELLO DI CONTROLLO – SISTEMA)
Premere AVANTI
Flaggare Autenticazione Sql tramite ID e password di accesso immessi dall’utente.
id di accesso: sa
password: quella assegnata in fase di installazione (chiedere a Busstop)
Premere AVANTI
Flaggare:  usa il seguente database predefinito
Aprire la tendina e scegliere BUSSTOP40
Togliere il flag usa identificatori limitati ANSI
Premere AVANTI
Alla pagina successiva, premere FINE senza modificare nulla
Premere Verifica origine dati
Con il messaggio verifica completata, la configurazione è andata a buon fine

dopo di ché 
Da Start – programmi – Spedizioni Busstop lanciare FireDAC Administrator
SE NON E’ GIA’ PRESENTE UNA DEFINIZIONE DI BUSSTOP40
Dal menù File – New scegliere Connection definition 
A destra della maschera, dopo aver impostato ad ODBC il driver ID (rettangolo blu)
rinominare la definizione in BUSSTOP40 (freccia verde)
Compilare i campi come mostrato nella griglia (rettangolo rosso) compresa la password
Destro del mouse sulla definizione BUSSTOP40 e premere Apply
Premere sul tastino di espansione + e dare ok alla maschera che si apre
Se tutto è andato a buon fine, la griglia di destra non sarà più editabile
Dal menù Connection, scegliere Test e poi OK . 
Se compare il messaggio Connection established successfully la configurazione è andata a buon fine

In C:\ProgramData\Spedizioni, copiare il file FDConnectionDefs.ini e FDDriver.ini presenti nella cartella C:\busstop

Qualora non fosse presente, aggiungere la password come mostrato di seguito: aprire il file con il blocco notes e nella sezione [BUSSTOP40] (se non presente copiare il testo qui sotto e incollarlo).

[BUSSTOP40]
DataSource=BUSSTOP40
ODBCAdvanced=MARS_Connection=yes
DriverID=ODBC
FetchOptions.AssignedValues=[evMode, evLiveWindowFastFirst]
FetchOptions.Mode=fmAll
FormatOptions.AssignedValues=[fvMapRules]
FormatOptions.OwnMapRules=True
FormatOptions.MapRules=< item SourceDataType = dtDateTimeStamp TargetDataType = dtDateTime end item SourceDataType = dtSingle TargetDataType = dtDouble end item SourceDataType = dtCurrency TargetDataType = dtFmtBCD end item SourceDataType = dtInt64 TargetDataType = dtFmtBCD end item SourceDataType = dtBCD TargetDataType = dtFmtBCD end>
User_Name=sa
password=utilizzare quella di installazione
Database=BUSSTOP40
MetaDefCatalog=BUSSTOP40
FetchOptions.LiveWindowFastFirst=True

password=utilizzare quella di installazione

Da Start – programmi – Spedizioni BUSSTOP,  premendo il destro del mouse sull’icona di Spedizioni BUSSTOP e scegliendo proprietà (in windows 10 Altro – apri percorso file) – pagina compatibilità porre il flag su esegui questo programma come amministratore.
Lanciare infine il programma.

Premere Impostazioni

Si aprirà la pagina Parametri

Rettangolo rosso:
impostazioni SMTP per spedizione diretta delle Richieste conferma preventivo e Feedback
Rettangolo blu:
indicare la cartella dove verranno salvati i pdf dei documenti spediti
Rettangolo verde:
indicare l’0ggetto delle mail che si intendono spedire. ATTENZIONE: anno/numero preventivo e anno/numero servizio per feedback verranno inseriti automaticamente dal programma.

Rettangolo viola:
Orario di spedizione: indica l’ora in cui il servizio comincia a spedire le mail
Intervallo di spedizione: secondi di intervallo tra una mail e un’altra

Rettangolo arancione:
tipo di mail che si vuole inviare. Con impostazione HTML, verrà sfruttato un file fr3 sul quale è possibile intervenire per caratteri in grassetto, sottolineature, dimensioni, formattazione.

Per evitare che le mail relative a questi documenti vengano considerate SPAM è meglio non inserire loghi e utilizzare una frequenza di spedizione uguale o sopra i 20 secondi
Per modificare la conferma del preventivo o la lettera di feedback, premere il tasto Modifica. Si aprirà un normale documento fr3 su cui intervenire.
Premere il bottone Avvia del servizio.
Logica di funzionamento
I preventivi creati avranno tutti il flag  Invio richiesta conf. prev. attivo

Ciò significa che per tutti i preventivi, sono potenzialmente da spedire le lettere di richiesta conferma.

Togliere il flag se non si vuole effettuare l’invio.

Sui servizi invece, ci sono alcuni filtri.

1. Di default, i servizio a contratto, non avranno l’invio del feedback attivo
2. Sui tipi di servizio è possibile indicare se si vuole spedire la lettera di feedback o meno. Se attivo quindi, tutti i servizi contenenti quel tipo servizio, avranno il flag Invio feedback attivato.

ATTENZIONE: DISATTIVARE IL FLAG SUI TIPI SERVIZIO PER I QUALI NON SI VUOLE INVIARE IL FEEDBACK

In prenotazione servizi:

Rettangolo rosso:  flag di Invio feedback

Rettangolo blu:  Feedback inviato, che si attiva automaticamente dopo l’invio

Come controllare ciò che è stato spedito ?

In Busstop – Gestione servizi – Visualizza spedizione documenti, troverete tra gli altri documenti inviati, anche la Richiesta di conferma preventivo e il Feedback

Come tenere controllato ciò che non è stato spedito ?

In Gestione servizi – Visualizza Preventivi/Feedback non inviati 

La maschera è divisa in 2 griglie distinte; una per le conferme preventivi e una per i feedback

Le due maschere si inizializzano con il n. giorni indicati nella tabella parametri (vedi sopra).

Nel nostro esempio:

preventivi  – verrà popolata dopo 3 giorni dalla creazione del preventivo

preventivi senza data – rimarranno in questa griglia per 30 giorni

La maschera dei feedback, verrà popolata dopo 3 giorni dalla data di fine servizio

ricordando che si tratta dei NON INVIATI

Possono esserci 2 motivi di non invio:

1. problemi nell’invio per posta
2. flag disattivato dall’utente

Nel secondo caso, per visualizzarli si deve attivare il flag Visualizzare anche da non inviare

Se si desidera vedere feedback o conferme preventivo vecchi, basta spostare la data

Infine se si cambia idea e si intende inviare un feedback  a cui è stato tolto il flag di invio, basta attivarlo direttamente nella griglia Inviare feedbak 

Per i preventivi Inviare rich conferma